私は「手帳」が大好きです。
有名なコピーライター・糸井重里さんが主宰する「ほぼ日刊イトイ新聞」が手がける「ほぼ日手帳」を使い始めて、今年で3年になります。
現在は用途に合わせて、以下の3冊を使い分けています。
- カズン（1日1ページ）：日記用
- weeks（見開き1週間）：仕事用スケジュール帳
- 5年手帳：一言日記。今年からスタートしました
どれも、大好きなゲーム『MOTHER2』（こちらも糸井さん作品！）デザインの表紙です。可愛いですよね。
公式サイトはこちら。
最近では、パソコンやスマートフォンに便利なタスク管理アプリがあふれています。スマホのカレンダーがあれば十分、紙の手帳なんて使わなくなったという方も多いでしょう。
私自身もフリーランスとして独立した当初、手帳やアプリをとっかえひっかえ試しては迷走していました。
「あのタスク、今どうなってる？」と確認してくれる上司や同僚の存在が、どれほどありがたかったかを痛感しました。
エクセルでリストを作ってみたり、iOSのToDoリストを使ってみたり……でも、どれもしっくり来ず、モヤモヤしていました。
INDEX
デジタルツールが私に合わなかった理由
①入力が楽すぎて、予定が頭に残らない
予測変換や繰り返し設定が便利すぎて、いつ・何をやるかの意識が薄れてしまいました。
②予定が多いと省略表示されて見づらい
カレンダーアプリで週・月表示をしたとき、予定が多い日は省略されてしまい、いちいちタップしないと全体が見えず不便でした。
③プライベートと仕事の予定がごちゃごちゃに
カレンダーを分ける機能もあるのですが、うまく使いこなせず、かえって混乱してしまいました。
これは使い方が下手なだけだったのかもしれません。
そんな経験から、「やっぱり紙の手帳に戻ろう」と思い立ち、試しにほぼ日手帳weeksを購入したのがきっかけでした。
紙の手帳に戻ってみて感じたメリット
①「手書き」をすることで記憶が定着しやすくなった
日本、米国、ノルウェーなどさまざまな国で実施された「手書き」と「記憶」の関係についての研究結果によると、パソコンやスマートフォンで入力するより自分の手で書いた方が、その内容をよく記憶できるのだと示唆されています。
詳しくはこちらの記事にて。
各国の論文データへのリンクも紹介されています。
「文字を書く」という行動は、書くべきことを一度頭の中で考えて整理して、筆記具を持ち、手を動かすことで成り立ちます。
また、目の前で書かれる文字は、リアルタイムで視覚に飛び込み、集中を欠くと誤字や脱字を引き起こすという程よい緊張感があります。
そのため、手書きで記録した大切な予定は、とても記憶に残りやすいのです。
②タスクの全体量やリソースを把握しやすくなった
前述した通り、カレンダーアプリに多くの予定を入力すると、省略表示されてしまうことが多いです。
ですが、アナログの手帳ではもちろん勝手に省略されてしまうことはなく、週間手帳を使うことによって週ごとのタスクの分量を横断的に把握できるようになりました。
タスクを細かい単位で書くことも、大まかな予定をざっくり書くことも書き手次第で自由です。
具体的にどのようにタスクを書き込んでいるかの実例は後ほどご紹介します！
③手帳の内容に集中することができるようになった
そもそも私には、スマホアプリのカレンダーやタスク管理を、こまめにチェックしないという問題点がありました。
仕事用のスマホがあれば話は別ですが、スマホの中にはSNSや娯楽のためのアプリが多く、デジタル管理ツールを開こうとしていたのについついSNSを癖で開いてしまうことも…
集中力を削ぐデジタル端末から目を離し、紙のページをめくり、書き込むことに集中する、というプロセスは頭をすっきりさせ、一つの物事にしっかり向き合えるようになるきっかけを与えてくれました。
ビジネス手帳のゆるふわ活用術
それでは実際に、筆者が使用しているビジネス手帳の中身をご紹介します。
私は「書くこと」そのものを楽しんでいるため、ふんわりとしたルールだけ決めてあとはゆるく書いています。そのため「ゆるふわ活用術」とさせていただきました。
※書いてある内容、人物名はすべて架空のものです。
Point.1 ToDoリストは蛍光ペンで時短＆わかりやすくなる！
カラフルな蛍光ペンは、文字の強調だけでなく簡易To Doリストの作成に向いてるんです。
蛍光ペンを何色か持っているなら、タスクの区分別に色をわけることができます。
- 🟥ピンクの蛍光ペン：〆切、納品など、期限の最終日
- 🟨イエローの蛍光ペン：タスク
- 🟩グリーンの蛍光ペン：請求、見積などの経理関係のタスク
私は３色の蛍光ペンを、上記のように分けて使用しています。
タスクが完了したらチェック、リスケや中止になったタスクは×を書き込んでいます。
ほぼ日手帳weeksでは前のページの格子がうっすらと透けて見えるので、蛍光ペンを引くガイドになっているのがとてもありがたいです！
インデントを下げて入れ子構造のタスク管理もできます。
使用している蛍光ペンのシリーズ「マイルドライナー」はこちら
「マイルドライナー」で検索すると、とにかくカラバリが豊富です！くすみカラーに統一、なんておしゃれな使い方もできます。
Point.2 派手なデコレーションや飾りは不要！使う道具を絞りシンプルにわかりやすく
蛍光ペンを除き、文字を書くペンは以下の３色だけ使っています。
- 黒のボールペン：メインの文字
- 赤のボールペン：重要なポイント
- 緑のボールペン：金額（請求額、見積額など）
このように自分ルールを決めて使う筆記道具を絞り込むことで、ペンを持ち替える煩雑さをなくすことができます。
また、ところどころにワンポイントマークとして、浸透印（朱肉不要のミニスタンプ）や、文字を書き込めるマスキングテープを使用しています。
シンプルを目指しながらもちょっとした遊び心を取り入れることで、タスクを整理するモチベーションがアップします。
使用している浸透印スタンプのシリーズ「こどものかおスタンプ」はこちら
マンスリーにもウィークリーにも使いやすく、朱肉が不要で気軽にぺたぺた押せます♪
Point.3 メモページはとにかく自由に書き殴る！
ウィークリータイプの手帳は、左側に週間スケジュール、右側にメモのページというレイアウトのものが多いかと思います。
右側のページを、私はこのように活用しています。
- より細分化したタスク一覧
- その週の打ち合わせ中の議事録やメモ
- 仕事中に気づいたことや、新しく学んだこと
- クライアントとのちょっとした会話の備忘録
- デザインのラフ、ワイヤーフレームなど
また、ほぼ日手帳weeksの後半には、70ページ近くのフリーメモ欄があります。
仕事で使う各種サービスのログイン情報や、サブスク契約情報など、いつでも確認できたら便利な情報をメモしています。
手書きでインデックスを書けるようにページ数が振ってあるのもありがたいポイント。
よき手帳ライフを
電子データと違い、手元に実物が残るという点も手帳の魅力です。
手帳を使い終わった数年後、ページをめくって振り返る味わい深さはデジタルでは味わえない醍醐味だと感じています。
これを読んでくださった方にとって、何か少しでも参考になるものがあれば幸いです。